Administratie vullen met BSN's

Let op! Op dit moment is het niet mogelijk om gebruik te maken van de dienst initiële vulling. Wij werken aan een oplossing. Onze excuses voor het eventuele ongemak. Vragen? Neem contact met ons op.

De dienst initiële vulling wordt aangeboden aan de gebruikers van het burgerservicenummer (BSN) in de zorg om hun zorgadministratie initieel te vullen met BSN's. Hiertoe koppelt de SBV-Z de door de gebruikers aangeleverde persoonsgegevens aan het juiste BSN. Het resultaat hiervan is een met BSN's aangevulde zorgadministratie. Voor organisaties die een stabiele zorgadministratie hebben, kan het nuttig zijn initieel te vullen.

Een zorgaanbieder, indicatieorgaan of zorgverzekeraar, kan het initieel vullen van een zorgadministratie op twee manieren uitvoeren. De (BSN) vragen kunnen aangeboden worden via de website of via de webservice.

De SBV-Z heeft als hulpmiddel een exceltool ontwikkeld om u te helpen een bestand geschikt te maken om aan te bieden voor initiële vulling.

Website

Initieel vullen via de website houdt in dat de zorgaanbieder één of meerdere bestanden van elk maximaal 50 MB geautomatiseerd kan aanleveren en deze, na verwerking door de SBV-Z, weer kan ophalen. Per initiële vulling mogen maximaal 1.000.000 vragen worden gesteld. Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars hebben recht op drie initiële vullingen. Na het uploaden van de bestanden, geeft u aan dat u de verwerking wilt starten. Op dat moment bepaalt het systeem, op basis van de beschikbare capaciteit, wanneer uw initiële vulling bestanden worden verwerkt.

Nadat de aangeleverde bestanden verwerkt zijn, kunt u de antwoordbestanden downloaden. Tevens kunt u de status van eerder verwerkte bestanden inzien, inclusief een gegenereerde kwaliteitsrapportage per verwerkt bestand.

Webservice

Het initieel vullen via de webservice houdt in dat de zorgaanbieder de vragen als losse vragen aan de SBV-Z stuurt en direct antwoord krijgt. Deze werkwijze is bedoeld voor de kleine eerstelijns zorgaanbieders.

Afspraken worden gemaakt voor een blok van twee uur. In deze twee uur mogen vragen worden aangeleverd. Er kan maximaal één afspraak per dag door de zorgaanbieder worden gemaakt. Per afspraak mogen maximaal 15.000 vragen worden gesteld. Om uw hele zorgadministratie te voorzien van BSN's kunt u maximaal drie afspraken maken met een maximum van één afspraak per dag. Pas na verwerking van die afspraak kan een nieuwe afspraak ingepland worden.

Aandachtspunten

Initiële vulling kent ook aandachtspunten:

  • De BSN's mogen pas voor het uitwisselen van medische gegevens gebruikt worden ná het vaststellen van de identiteit van een patiënt en het koppelen van de juiste gegevens (inclusief BSN) aan de juiste patiënt.
  • Bij initiële vulling is de patiënt niet in persoon aanwezig. U moet dus extra zorgvuldig nagaan welke gegevens uit het resultaat van de initiële vulling u wel of niet overneemt in uw administratie.
  • Een deel van het resultaat van de initiële vulling krijgt het predicaat 'Goed met afwijkende gegevens' mee. U kunt dan niet zondermeer het BSN uit het antwoord opnemen in uw administratie. De afwijkingen in de gegevens kunnen immers op een verkeerde match wijzen.
  • Het verdient de aanbeveling om in de bestanden die u voor initiële vulling naar de SBV-Z stuurt minimaal alle verplichte gegevens voor zoekpad één en zoekpad twee mee te geven. Dat zijn geboortedatum, geslachtsaanduiding, geslachtsnaam, postcode en huisnummer. Daarmee vergroot u de kans op het vinden van het juiste BSN. Ook kost het uitzoekwerk dan minder tijd.
  • Uw ICT-leverancier kan de BRP-waardigheid van uw gegevens toetsen door de testtool te gebruiken, dat kan veel fouten voorkomen wanneer u daadwerkelijk initieel gaat vullen.

Voorbereiding voor initiële vulling

Zorg dat uw zorgadministratie op orde is. Alle persoonsgegevens die u gebruikt om BSN's op te vragen, moeten waar mogelijk overeenkomen met wat er in de BRP staat. Uit de praktijk blijkt dat met name de volgende punten van belang zijn:

  • Hanteer de geslachtsnaam (de naam bij geboorte, zoals vermeld in het paspoort), en niet de naam van de echtgeno(o)t(e). Dit geldt voornamelijk voor vrouwen die na hun huwelijk de naam van hun echtgenoot aannemen.
  • Verwerk eventuele openstaande adresmutaties (verhuizingen).

Wat heeft u nodig?

  • Een door uw ICT-leverancier aangepast zorginformatiesysteem.
  • Wanneer u kiest voor initiële vulling via de website: een browser voor het benaderen van de SBV-Z website.
  • Een UZI-pas of een UZI-servercertificaat (voor zorgaanbieders en indicatieorganen) of een ZOVAR-servercertificaat (voor zorgverzekeraars).